○余市町電子決裁等に関する規程
令和4年10月1日
訓令第6号―2
(趣旨)
第1条 この訓令は、余市町文書管理規程(平成15年余市町訓令第3号。以下「文書管理規程」という。)第36条の規定に基づき、電子計算組織上の取り扱い文書に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 公文書 町の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画、写真、フィルム及び電磁的記録を含む。)であって、町の職員が組織的に用いるものとして、町が保有しているものをいう。
(2) 電子文書 公文書のうち、情報処理システムにより、電子的形態で作成、送信・受信又は保存された情報をいう。
(3) 電子様式 規則、訓令及び告示(以下「規則等」という。)に定める様式に代わり、電子決裁システム上の電磁的記録により作成した電子計算機の画面において表示する様式をいう。
(4) 情報処理システム 電子文書の作成、送信・受信又は保存のために利用される情報処理能力を有する電子計算機又は電子計算組織をいう。
(5) 電子決裁 電子計算組織を使用して行う決裁等をいう。
(6) 電子決裁システム 決裁を庁内電子計算組織で結ばれた電子計算機で行うシステムをいう。
(7) 電子計算組織 電子計算機及びその関連機器を利用し、与えられた処理手順に従って自動的に事務を処理する組織をいう。
(8) 課等 次に掲げる組織をいう。
ア 余市町行政組織規則(平成13年余市町規則第17号)第2条第1項に規定する課、同条第2項に規定する会計課並びに同条第3項に規定する出先機関及び室
イ 余市町教育委員会行政組織規則(平成19年余市町教育委員会規則第5号)第8条に規定する課、同条第2項に規定する室及び中央公民館、図書館その他の教育委員会の所管する施設
ウ 選挙管理委員会事務局
エ 農業委員会事務局
オ 水道事業の水道課
カ 議会事務局
キ 監査委員事務局
(電子決裁における様式の取扱)
第3条 規則等の規定にかかわらず、電子決裁による処理は電子様式により処理することができる。この場合において、当該電子様式は規則等で規定された様式と同様とみなす。
(決裁)
第4条 課等が電子計算組織による電子決裁システムを使用して行う電子決裁は、紙文書での決裁による押印をしたものとみなす。
2 電子決裁において文書管理規程第10条第2項に基づく電話、口頭により連絡等を受理したときは、その内容を電話(口頭)受理・処理票(電子決裁用)(第1号様式)に記入し処理する。
3 電子決裁において文書管理規程第13条第1項に基づく起案をおこなうときは、決裁書(電子決裁用)(第2号様式)によりおこなう。
(収受)
第5条 課等が電子決裁システムを使用して行う収受は、到達した文書の電子決裁申請日を収受年月日とみなし、収受印の押印を省略することができる。
(決裁年月日)
第6条 課等が電子決裁システムを使用して行う電子決裁の決裁年月日は、決裁権者が当該電子決裁を承認した時点でシステムが自動的に記録した年月日とする。
(文書の管理)
第7条 電子決裁を受けた電子文書は、電子文書のまま保存及び管理することができる。
(その他)
第8条 この訓令に定めるもののほか、電子決裁を行う業務に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、公表の日から施行する。
