(目的)

第1条　この訓令は、法令その他別に定めるものを除き、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取り扱いの原則)

第3条　事案の処理は、原則的に文書によるものとする。

(総括管理)

第4条　総務課長は、町における文書事務を総括する。

(課長等の職務)

第5条　課長等は、この訓令に定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適切に処理しなければならない。

(文書取扱員)

第6条　課長等の職務を補助させるため、文書取扱員を置くことができる。

(文書の区分)

第7条　文書の区分は、次のとおりとする。

(文書処理の基本期間)

第8条　文書処理の基本期間は、公示文書、令達文書並びに法規文書にあっては暦年単位とし、一般文書については会計年度単位とする。ただし、これによりがたい場合はこの限りではない。

(到達文書の処理)

第9条　到達文書は、総務課長が受領し、各課(出先機関を含む。)に直接到達した文書は、当該課長等(出先機関にあってはその長)が直接受領する。

(文書の収受)

第10条　所管課長は、文書の配付を受け又は直接受領したときは、開封し収受すべきものは収受印(第2号様式)を押印し、文書収受簿に登載した後その処理について指示(方針)を付して当該文書に係る事務を所管する係(以下「所管係」という。)へ配付する。ただし、新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、挨拶状等軽易な文書については文書収受簿(第3号様式)への登載を省略することができる。

(一応供覧)

第11条　収受した文書のうち次の各号のいずれかに該当するものは、「一応供覧」と表示し、速やかに上司の閲覧に供し処理するものとする。

(供覧)

第12条　次の各号に掲げる文書については、参考事項を付して上司の閲覧に供するものとする。

(文書の起案)

第13条　町として意思決定を要する事案については、決裁書(第5号様式)により起案しなければならない。

(決裁書による起案)

第14条　決裁書による起案は、次によらなければならない。

(回議)

第15条　決裁書は、当該事案を主管する係長から順次上司の回議を経て決裁権限を有する者(以下「決裁権者」という。)の決裁を受けるものとする。

(合議)

第16条　起案内容で他の部課に関係するものは、次に掲げるところにより合議を受けなければならない。

(合議文書の取扱い)

第17条　合議を受けた事案に異議のないときは、押印し直ちに回付しなければならない。

(決裁)

第18条　決裁権者は、決裁書の回付を受けたときは、速やかに査閲しその可否を決定しなければならない。

(専決の表示)

第19条　余市町事務決裁規程(平成15年余市町訓令第2号。以下「決裁規程」という。)第4条の規定に基づく専決を行うときは、決裁欄に「専決」の表示をしなければならない。

(代決の表示)

第20条　決裁規程第2条第3号に規定する代決を行うときは、決裁欄に「代決」の表示をして代決者が押印しなければならない。

(決裁文書)

第21条　決裁文書には、決裁権者において決裁年月日等を記載するものとする。ただし、町長決裁、副町長専決の決裁文書にあっては、所管課長において決裁年月日等を記入するものとする。

(施行)

第22条　起案事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続を取らなければならない。

(文書の名義)

第23条　法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者の名で施行しなければならない。この場合、当該職及び氏名を表示するものとする。

(連絡先の表示)

第24条　施行文書のうち送付を要するものは、本分の末尾に当該文書を所管する部、課、係名を連絡先として表示するものとする。

(記号及び番号)

第25条　施行文書には、記号を付さなければならない。

(公印の押印)

第26条　施行文書には、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第27条　発送文書は、総務課において郵便発送簿(第6号様式)に所要事項を記載の上、処理するものとする。

(公示文書)

第28条　公示文書については、その手続を総務課において行う。

(文書の分類及び保存年限)

第29条　文書の分類及び保存年限は、別表2(文書分類(保存)基準表)に定めるところによる。ただし、法令等特に定めのある場合はそれによるものとする。

(文書の整理及び編纂)

第30条　完結した文書は、前条第2項に規定する文書分類表に基づき整理するものとする。

(文書の保管)

第31条　完結した文書は、所管課において完結した日の属する年又は年度の終了まで保管するものとする。

(保存期間の起算)

第32条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日又は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の保存)

第33条　所管課長は、第31条第2項の規定により1年間保管した文書のうち保存年限が永年、10年、5年及び3年の文書について総務課長の指定する場所に移し替えて保存するものとする。

(常用文書)

第34条　保存文書で所管課において常用使用する必要があるときは、常用文書一覧表(第10号様式)を総務課長に提出するものとする。

(文書の廃棄)

第35条　保存文書で保存期間の満了したものは、保存期間満了報告書(第11号様式)を作成し、総務課長の承認を得て廃棄するものとする。

(特例)

第36条　マイクロフイルム、電子計算組織上の取り扱い文書については、この訓令によるほか別に定めるところによる。

(出先機関の特例)

第37条　出先機関における文書管理については、原則としてこの訓令によるものとする。ただし、この訓令によりがたい場合は、当該出先機関の長の定めるところによる。