○余市町教育委員会事務処理規程
平成19年4月26日
教育委員会規程第1号
余市町教育委員会事務処理規程(昭和41年教育委員会規程第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第3条の4)
第2章 事務の代決(第4条―第6条の2)
第3章 事務の処理
第1節 事務処理の方針(第7条)
第2節 文書の収受配付(第8条―第12条)
第3節 文書の処理(第13条―第21条)
第4節 文書の浄書及び発送(第22条・第23条)
第5節 文書の方式(第24条―第30条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 余市町教育委員会の事務取扱は、別に定めるものを除くほかこの規程による。
(秘密の取扱い)
第2条 事務処理に当たっては職員は秘密の漏れないように努めなければならない。
(事務処理の順序)
第3条 事務の処理は所管の係長、室長、所長、館長、主幹、課長及び部長を経て教育長の決裁を受けなければならない。
(部長の専決事項)
第3条の2 部長の専決事項は別表1のとおりとする。
(課長の専決事項)
第3条の3 課長の専決事項は別表2のとおりとする。
2 決裁権者は事務処理の迅速を図るため、前項に規定するほか、その決裁権の一部を主幹等に移譲することができる。
第2章 事務の代決
(教育長不在のときの代決)
第4条 教育長不在のときは、部長が教育長の事務を代決する。
(教育長、部長共に不在のときの代決)
第5条 教育長、部長共に不在のときは所管の課長が教育長の事務を代決する。
2 所管の課長が不在のときは、所管の主幹等が代決する。
3 所管の主幹等が不在のときは、所管の係長が代決する。
(代決後の措置)
第6条 前2条の規定により代決した事件はその文書に「後閲」の印を押し、速やかに決裁権者の閲覧に供さなければならない。
(専決及び代決の制限)
第6条の2 この規程に定める専決事項又は代決事項であっても、特に重要又は異例と認められるものは、教育長、部長又は所管の課長の決裁を受けなければならない。
第3章 事務の処理
第1節 事務処理の方針
(事務処理の方針)
第7条 事務は正しく適切にかつ効率的に処理しなければならない。
第2節 文書の収受配付
(文書の収受及び配付)
第8条 教育委員会事務局に到着した文書(電報を含む。以下同じ。)は学校教育係において、直ちに次の各号により収受配付しなければならない。ただし、窓口において直接処理するもの及びほかに別段の定めがあるものについては、この限りでない。
(1) 親展以外の文書は開封の上各課に分類し、収受の日付印(第1号様式)を欄外に押し所管の課長に配付する。
(2) 親展文書は封のまま親展文書配付簿(第2号様式)に登載し封筒には収受日付印を押し教育長、部長及び所管の課長の閲覧を経て主務主幹に配付の上認印を受けなければならない。
(4) 異議の申立て訴願、訴訟、承認、免許出願等特に受理の日時が権利の得喪又は変更に関係を有する文書については、その収受時刻をも記入しかつその封皮を添付し配付しなければならない。
(5) 現金、金券その他貴重品添付の文書は金品配付簿(第4号様式)に登載し上司の閲覧を経て取扱者に配付の上認印を受けなければならない。
(7) 公報新聞その他これに類するものは閲覧した後学校教育係において保存し随時縦覧できるようにしなければならない。
(他係に関連する文書の配付)
第9条 前条の配付の際2以上の係に関連する文書はその関係の最も深い係に配付しなければならない。
2 文書配付の際主務係を定め難いときは所管の課長の定めるところによる。
(主管に属しない文書の取扱い)
第10条 主管に属しない文書の配付を受けたときは直ちにこれを学校教育係に返付し、他の係に回付してはならない。
(勤務時間外の文書物品の配付)
第11条 勤務時間外において到着した文書及び物品電報又は即時処理を要する速達文書を除くほか到着した翌日配付しなければならない。
(文書の記号)
第12条 文書の記号は余市町の余、教育委員会の教及び係名の頭字を用い秘密に属するものについては係名の頭字の下に「秘」の文字を加えるものとする。
2 文書はすべてその事件の完結するまで同一件名を用いるものとする。
第3節 文書の処理
(文書処理の原則)
第13条 文書は即日処理しなければならない。
(口頭又は電話の処理)
第14条 口頭又は電話により受理した事項はその要領を電話並びに口頭受理及び処理復命書(第6号様式)に記録し取扱者はこれに署名捺印の上文書として取扱わなければならない。
(1) 件名、起案者氏名印起案年月日を明記すること。
(2) これの重要なものは文書の余白に起案理由準拠法条、参考書の全文又は要旨及び予算関係を摘記すること。
(3) 関係書類は順次に綴り事件の経過をわかりやすいようにすること。
(4) 文書は簡単かつ明瞭に書き字句を削除したときは認印を捺さなければならない。
(5) 電報の起案は簡単を旨とし約字又は符号のあるものはこれを用い、電文を朱書すること。
(軽易な文書の起案)
第16条 軽易な事件の回答で照会文書を保存する必要のないもの又は文書の不備違式若しくは差出人の申立によって返戻するもの及び単に訂正を命ずるものは符箋用紙(第8号様式)によって処理することができる。
(特殊な決裁文書)
第17条 特に急を要するもの、機密又は重要なもの及び説明を要するものは持ちまわりして決裁を受けなければならない。
2 機密又は重要な文書については欄外に「秘」又は「重」と朱書しなければならない。
(文書の合議)
第18条 他の係に関係のある文書はその係に合議しなければならない。
2 前項の場合関係係とその意見を異にするときはなるべく協議し、なお意見の一致しないときは上司の指示を受けなければならない。
3 次に掲げる事項は、学校教育係長に合議しなければならない。
(1) 条例、規則、規程案並びに告示及び通達案
(2) 町長に協議する案
(3) 新たに義務の負担をし、又は権利の放棄に関する案
(4) 契約に関する案
(5) 諸会合の開催又は行事に関する案
(6) 式辞祝辞弔辞案
(7) その他行政に重大な影響を及ぼす案及びこれに準ずるもの
4 町費支出の伴う重要な事件は学校教育係長に合議しなければならない。
(決裁文書の処理)
第19条 決裁を受けた文書は、直ちに次の各号により処理しなければならない。
(1) 発送する文書については、主務係において浄書校合捺印し第22条により処理するものとする。
(2) 発送を要しないものについては決裁に基づき処理するものとする。
(小包その他物品の取扱い)
第20条 小包その他特別の包装を要する物品は主務係において荷造して学校教育係に回付しなければならない。
(市外通話の使用)
第21条 市外通話をするときは、市外通話使用伺書(第9号様式)によって学校教育係長の合議を受け使用するものとする。
第4節 文書の浄書及び発送
(文書の浄書及び校合)
第22条 文書の浄書及び校合は、次の各号によって処理しなければならない。
(1) 文書、文字は明瞭正確に書くこと。
(2) 文書には、公印職印を押すこと。ただし、令達以外の文書で印刷したものについては、印を省略することができる。
(3) 親展、書留、その他特殊な取扱いを要する文書は封皮にその旨朱書するものとする。
(4) 電報を発信しようとするときは、電報発信伺書(第10号様式)に登載し、上司の決裁を受けること。
(5) 文書は起案書と照合して起案書に浄書者及び校合者が認印すること。
(文書の発送)
第23条 発送する文書及び物品は、退庁時間1時間前までに学校教育係に廻付し、学校教育係はこれを余市町総務部総務課総務係に送付しなければならない。
第5節 文書の方式
(令達の番号)
第24条 学校教育係は、令達番号簿(第11号様式)を備え、令達の種類ごとにその番号、年月日及び件名を記入しなければならない。
(発送文書名)
第25条 令達及び発送文書はすべて委員長名及び教育長名を用いなければならない。ただし、軽易なものは事務局名又は所管の課長、主幹名、係長及び係名を用いることができる。
(文書の完結)
第26条 起案文書で決裁を終ったものは、起案者において決裁年月日を記入し、決行を要するものは、速やかに決行しその年月日を記入しなければならない。事件が完結したときは、その文書に次の区分による「完結」の印を押し、直ちに編さん種目及び保存年限を記入し、事件の種類毎に所定の簿冊に綴じ込まなければならない。
(1) 閲覧済
(2) 施行済完結
(3) 処理済完結
(例規の編さん)
第27条 各係は、その主務事務に関する例規類を編さん保存しなければならない。
(文書の編さん保存に関する規程)
第28条 文書の編さん保存に関する規程は、別に定める。
(非常持出書類)
第29条 非常持出を必要とする文書類は、あらかじめその書類を常に一定の書箱に収め、非常持出の表示をして有事の際に備えなければならない。
(未決文書の処理)
第30条 毎年末までの完結に到らなかった文書又は完結する見込みのない文書は、各主幹において未決事件繰越伺(第12号様式)により12月25日までに、上司の決裁を経て翌年に繰越さなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
附則(平成20年12月30日教育委員会規程第1号)
この規程は、平成21年1月1日から施行する。
附則(平成29年4月1日教育委員会規程第1号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
別表1(第3条の2関係)
区分 | 専決事項 |
部長 | 1 課長の事務引継ぎ 2 課長の7日以内の有給休暇の承認及び課長以下の道内旅行命令 3 1件の金額1,000万円未満の歳入調定 4 1件の金額20万円以上100万円未満の支出負担行為(1件の金額5,000円以上の食糧費、備品購入費を除く。) 5 現年度分の過誤納金還付命令 6 職員の時間外勤務命令及び休日勤務命令 7 その他教育委員会事務局の軽易な事務処理 |
別表2(第3条の3関係)
区分 | 専決事項 |
各課長共通 | 1 主幹等の事務引継ぎ 2 職員の7日以内の有給休暇、5日以内の欠勤等の服務上の願い及び届け 3 主幹等以下の道内1日旅行 4 1件20万円未満の支出負担行為(1件5,000円以上の食糧費、備品購入費を除く。) 5 主幹等以下の外勤及び特殊勤務命令 6 削除 7 軽易又は定例的な調査、報告及び進達 8 軽易又は定例的な許可、認可、通知、照会、回答及び報告 9 軽易な事件に関する主幹等以下の報告及び復命 10 各種公簿の閲覧許可 11 職員の自家用車の公用使用の承認(町外での運行を除く。) 12 職員の勤務を要しない日の指定 |
別表3(第3条の4関係)
各主幹共通 | 1 施設の使用に伴う許可、減免の承認 2 所管車両の運行及び使用月報 |
余市町中央公民館長 | |
余市町民会館長 | |
余市町図書館長 | |
余市町総合体育館長 | |
余市水産博物館長 | |
余市町天体観測所長 | |
余市町青少年対策室長 |
第1号様式から第12号様式まで(省略)